De Fundamenten: Teams als Resource Containers

Microsoft Teams is voor veel organisaties het centrale platform voor samenwerking. Maar hoe is Teams opgebouwd en welke impact heeft de structuur op cloudkosten? De architectuur bestaat uit ‘teams’ als overkoepelende groepen, met daarbinnen ‘kanalen’ voor specifieke discussies. Vanuit FinOps-perspectief is het essentieel deze hiërarchie te begrijpen. Een ongestructureerde wildgroei leidt niet alleen tot chaos, maar ook tot onzichtbare kosten door dataopslag, ongebruikte resources en onnodige licenties voor apps. Een doordachte inrichting, gebaseerd op FinOps-principes, is de eerste stap naar het efficiënt beheren van de kosten die met dit krachtige samenwerkingsplatform gepaard gaan.

Kanalen: Standaard vs. Privé en de Impact op Governance

Een ‘team’ is meer dan een groep gebruikers; het is een container voor mensen, content en tools. Bij de creatie provisioneert Microsoft 365 op de achtergrond automatisch een reeks resources, waaronder een Microsoft 365 Group, een SharePoint-site voor bestandsopslag en een gedeelde Exchange-mailbox. Deze automatische koppeling is cruciaal voor FinOps. Elke teamcreatie initieert cloudconsumptie, met name op het gebied van opslag. Zonder goed beleid kan dit leiden tot resource sprawl: een overvloed aan deels ongebruikte SharePoint-sites die opslagruimte verbruiken en kosten genereren. Het beheersen van de levenscyclus van teams – van creatie tot archivering – is daarom een fundamentele taak binnen cloud financial management.

Hoe is Teams opgebouwd voor FinOps Succes?

Binnen elk team worden gesprekken en bestanden georganiseerd in kanalen: standaard en privé. Standaardkanalen zijn open voor alle teamleden, wat transparantie bevordert. Privékanalen zijn bedoeld voor vertrouwelijke gesprekken, toegankelijk voor een subgroep. Hoewel nuttig, vormen privékanalen een uitdaging voor governance en kostenbeheer. Elk privé-kanaal creëert namelijk een eigen, aparte SharePoint-site met unieke permissies. Dit verhoogt de complexiteit en kan leiden tot versnipperde data en gedupliceerde bestanden, wat de cloudopslagkosten onnodig opdrijft. Een sterk governance-model, een kernonderdeel van FinOps, moet duidelijke richtlijnen bevatten voor het gebruik van privékanalen om een balans te vinden tussen privacy en kostenefficiëntie.

Best Practices voor een Kostenefficiënte Structuur

Om de structuur van Teams af te stemmen op FinOps-doelstellingen, zijn proactieve maatregelen essentieel. Implementeer een helder governancemodel met een gestandaardiseerd proces voor het aanvragen van nieuwe teams. Dit voorkomt wildgroei en zorgt dat elk team een duidelijke eigenaar en doel heeft. Gebruik naamgevingsconventies en labels om teams te koppelen aan specifieke kostenplaatsen of projecten. Dit faciliteert showback, waardoor de kosten van cloudresources zichtbaar en toerekenbaar worden. Voer daarnaast een lifecycle management-beleid in: identificeer en archiveer periodiek inactieve teams om onnodige opslagkosten te elimineren. Door de vraag ‘hoe is Teams opgebouwd?’ te beantwoorden met strategisch en financieel bewustzijn, transformeert u het van een tool naar een kostenefficiënte bedrijfsresource.